Frais de « dossier », « vacations », photocopies, assemblée générale facturée en supplément… Les charges de syndic grimpent et vous avez l'impression de payer deux fois ? La loi encadre strictement ce qu'un syndic professionnel peut facturer. Voici les règles, et comment contester.
La règle : un forfait pour toute la gestion courante
Le syndic fixe librement ses prix, mais sa rémunération prend obligatoirement la forme d'honoraires forfaitaires pour la gestion courante, approuvés par l'AG à la majorité absolue. Son contrat doit respecter le contrat-type réglementé (décret du 26 mars 2015).
Sont notamment compris dans le forfait :
- la préparation, la convocation et la tenue de l'AG annuelle ;
- la tenue de la comptabilité et les appels de fonds ;
- le règlement des prestataires ;
- la conservation des archives ;
- l'extranet sécurisé ;
- la ou les visites annuelles de l'immeuble ;
- la souscription des assurances de la copropriété ;
- l'entretien courant et la maintenance.
La liste des prestations de gestion courante du contrat-type n'est pas limitative : tout ce qui relève de l'administration normale de l'immeuble est couvert.
L'exception : 19 prestations, et pas une de plus
Le syndic ne peut facturer en supplément que les prestations figurant sur une liste limitative de 19 prestations particulières annexée au contrat-type (par exemple, une AG supplémentaire, certaines prestations liées à un sinistre ou à un contentieux). Leur prix est calculé au temps passé, selon le coût horaire prévu au contrat, ou selon un tarif convenu.
Toute prestation qui n'est pas sur cette liste ne peut pas être facturée en plus du forfait. Des « frais administratifs » ou « frais de gestion » génériques sont donc suspects.
Les honoraires sur les gros travaux
Pour le suivi de travaux hors budget prévisionnel (ravalement, toiture, remplacement de chaudière ou d'ascenseur, audits…), le syndic peut percevoir des honoraires spécifiques, à condition qu'ils soient :
- votés lors de la même AG que les travaux ;
- exprimés en pourcentage du montant HT, à taux dégressif.
Quatre situations où le syndic n'a droit à rien
- Pas de contrat écrit : sans contrat fixant sa rémunération, pas de rémunération.
- Mandat expiré : un syndic qui continue à gérer après la fin de son mandat n'a droit ni à des honoraires ni au remboursement de ses frais de gestion.
- Prestation hors liste facturée en supplément du forfait.
- Honoraires de travaux non votés en même temps que les travaux.
Par ailleurs, un syndic qui ne respecte pas le contrat-type s'expose à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 € (personne physique) ou 15 000 € (société).
Comment contester et se faire rembourser
- Comparez les factures du syndic avec son contrat (disponible sur l'extranet) et la liste des 19 prestations.
- Saisissez le conseil syndical, qui contrôle la comptabilité et peut examiner toutes les pièces.
- Demandez par écrit le remboursement des sommes indues au syndicat des copropriétaires, en citant les clauses du contrat.
- Refusez l'approbation des comptes en AG ou faites inscrire une résolution sur ces frais ; pensez à voter contre pour pouvoir contester ensuite (délai de 2 mois après le procès-verbal).
- Mettez en concurrence d'autres syndics avant le renouvellement : c'est souvent le levier le plus efficace sur les prix.
- En dernier recours, action en justice pour obtenir la restitution des sommes perçues à tort.
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